Procedimiento de creación, modificación y supresión de ficheros en la UGR

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Procedimiento de creación, modificación y supresión de ficheros en la UGR

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Cuestión preliminar

No se podrá recabar ningún dato de carácter personal si no se encuentra previamente incluido en un fichero publicado y comunicado a la Agencia Española de Protección de Datos.

Propuesta de creación, supresión o modificación de ficheros

  • Cuando un área, servicio, unidad o equivalente de la Universidad, por razones de su competencia, necesite realizar un tratamiento de datos con una estructura distinta a la que figura en los ficheros registrados por la Universidad de Granada, solicitará a la Secretaría General la creación o modificación del fichero mediante escrito motivado. Para ello, cumplimentará el correspondiente modelo.
  • Las modificaciones en la estructura del tratamiento podrán ser causadas, con carácter alternativo o acumulativo, por la necesidad de recabar datos, bien distintos a los empleados hasta ese momento, bien con finalidades diferentes a las habitualmente desarrolladas o de otros colectivos distintos a aquellos de los que se hubiese requerido información hasta el momento o, en su caso, cuando se deban realizar nuevas cesiones o transferencias internacionales de datos de carácter personal.
  • En caso de estimarse su procedencia, la Secretaría General llevará a cabo las actuaciones procedimentales de cara a la inscripción de un nuevo fichero o a la modificación de los ya existentes, según proceda.
  • Por último, una vez que haya concluido la finalidad para la que se recabaron los datos y no vayan a ser objeto de tratamiento ulterior, deberá ser comunicado a la Secretaría General motivadamente con el objeto de que ésta inicie los trámites para la supresión del fichero correspondiente en el Registro de Protección de Datos.Para ello se cumplimentará el siguiente modelo de formulario de supresión de fichero para presentación presencial o mediante presentación en la sede electrónica de la UGR.
  • Cada modelo de solicitud, que será presentado en el Registro General de la Universidad y sus registros auxiliares, o por cualquiera de los medios previstos en la legislación vigente, se acompaña de un cuestionario-tipo y de unas instrucciones de cumplimentación.
  • Por cada fichero del que se solicite su creación, modificación o supresión, según proceda, se cumplimentará el modelo de solicitud respectivo y el cuestionario.
  • Para cualquier duda relativa a la cumplimentación del cuestionario puede ponerse en contacto con Secretaría General, Avda. del Hospicio s/n, Hospital Real, tfno. 958 24 85 10, o bien por correo electrónico en la dirección secretariageneral@ugr.es

Estudio y aprobación, en su caso, de la propuesta

  • La creación, modificación y supresión de ficheros será tramitada por la Secretaría General.
  • La Secretaría General, una vez recibida la propuesta de creación, modificación o supresión de fichero, según el caso, procederá a estudiar la procedencia o no de la realización de las actuaciones reglamentariamente previstas para la aprobación del fichero, considerando, entre otros aspectos, la posible modificación de la finalidad, de los datos de carácter personal, las personas de las que se pretende recabar los datos, etc. de otros ficheros inscritos en la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante AEPD).

Aprobación de la creación, modificación o supresión de ficheros

Aprobada, en su caso, la propuesta por parte de la Secretaría General, ésta procederá a elaborar la propuesta de resolución de creación, modificación o supresión de ficheros, según proceda, elevándola al Sr. Rector para su firma, si procede.

Resolución de creación, modificación o supresión de ficheros y trámites posteriores

  • La creación, modificación o supresión de ficheros de datos de carácter personal ha de producirse mediante Resolución del Rector.
  • Una vez publicada la mencionada Resolución en el BOJA, la Secretaría General deberá proceder, en el plazo máximo de treinta días a contar desde su publicación, a realizar las actuaciones para la notificación de la inscripción de los ficheros publicados en el Registro de la AEPD.
  • Comunicada por la AEPD la inscripción de los ficheros a la Universidad de Granada, la Secretaría General procederá a poner en conocimiento de los responsables de cada área, servicio , unidad o equivalente el hecho jurídico de la inscripción adjuntando copia de la Resolución de inscripción del fichero en el Registro de la AEPD.