Preguntas y respuestas sobre protección de datos en la evaluación no presencial

La evaluación no presencial comporta necesariamente el tratamiento de datos personales del estudiantado y del profesorado que, conforme al artículo 4 del Reglamento General de Protección de Datos, se definen como:

• «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona;
• «tratamiento»: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción;

El traslado de la evaluación a un entorno online puede plantear tratamientos de datos personales relativos a:

• La visualización remota de la imagen del estudiantado durante el desarrollo de las pruebas.
• El tratamiento de imagen y sonido para la identificación, así como para garantizar los derechos de evaluación y asistencia al estudiantado durante la realización de la prueba.
• La grabación y almacenamiento de la imagen y el sonido del estudiantado y del personal docente que participe en el desarrollo de pruebas de evaluación oral.

Toda la información sobre las condiciones en que la Universidad de Granada tratará los datos personales de los miembros de la comunidad universitaria con motivo de la docencia y evaluación online, y los derechos que les asisten, puede ser consultada en la página web de protección de datos.

No. El consentimiento como base justificadora del tratamiento de datos personales implica libertad y, por tanto, la posibilidad real para la persona interesada de aceptar o rechazar el tratamiento de sus datos en el marco de una relación de igualdad entre las partes, lo que no se produce en un proceso de evaluación.

Los tratamientos de datos personales que se realizan con motivo de la evaluación están legitimados por ser necesarios para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos que atribuye a la Universidad la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. Por otra parte, participar en la evaluación constituye una actividad personalísima en la que tanto estudiante como profesor concurren de acuerdo con procedimientos reglados.

El profesorado deberá utilizar las aplicaciones autorizadas y licenciadas por la Universidad de Granada. Se abstendrá de utilizar aplicaciones de uso gratuito o de prueba, o espacios de almacenamiento personales.

En la Instrucción de la Secretaria General de 20 de abril de 2020, para la aplicación de la normativa de protección de datos en el uso de las herramientas digitales, se detallan las distintas alternativas ofrecidas por la Universidad de Granada para realizar una videoconferencia.

Las únicas herramientas que se han autorizado con fines de evaluación online son PRADO y Google Meet para videoconferencias. Los miembros de la comunidad universitaria deberán acceder a los servicios G-Suite a través de su cuenta @go.ugr.es.

El profesorado deberá abstenerse de utilizar plataformas distintas que no hayan sido autorizadas por la Secretaria General.

No se contempla como alternativa un entorno no institucional de aplicaciones o de mensajería instantánea como medio para realizar una evaluación no presencial, ya que puede comportar graves consecuencias para la autenticación y seguridad del flujo de información al no existir un contrato de prestación de servicios con el correspondiente encargo de tratamiento, entre la Universidad de Granada y la plataforma, que ofrezca garantías de cumplimiento en materia de protección de datos personales.

En este caso, se recomienda utilizar el servicio de Google Drive al que tienen acceso, a través de Google Suite, los miembros de la comunidad universitaria, por medio del correo go.ugr.es. Puede activar una cuenta go.ugr.es.

Puede recurrirse a métodos de convocatoria por tramos de apellidos. No obstante, si el listado incorpora nombre y apellidos, se incluirá al pie del listado la siguiente fórmula:

La publicación de actos preparatorios en procesos de evaluación se realiza para los fines y en virtud de lo dispuesto por el párrafo tercero de la Disposición adicional 21ª de la Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. El uso de esta información para fines distintos, y en particular su compartición indebida, difusión, publicación y comunicación pública, por ejemplo, en redes sociales, podría comportar una infracción muy grave prevista por el artículo 72 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Ello sin perjuicio de la eventual responsabilidad disciplinaria que de tal conducta se pudiera derivar.

En la convocatoria se debe especificar la modalidad de prueba que se va a emplear y, especialmente, si se trata de una prueba que requiera visualización online o grabación se informará de:

1. El procedimiento de comprobación de la identidad del estudiantado.
2. Las condiciones de privacidad, según se trate de visualización remota o de grabación de pruebas orales, de acuerdo con lo que se recoge en esta Guía en relación con la información que el profesorado debe trasladar al estudiantado al inicio de la prueba.

Mediante la exhibición del Documento Nacional de Identidad o por cualquier otro medio válido que permita la identificación inequívoca del interesado. El estudiantado deberá identificarse con carácter previo o durante el desarrollo de la prueba de evaluación a requerimiento del profesorado.

Además, de conformidad con lo establecido en la Resolución de la Rectora de 4 de mayo de 2020, cuando para el acceso a las pruebas de evaluación se requiera la previa identificación mediante claves de acceso en entornos cerrados de comunicación autorizados por la Universidad de Granada (PRADO o cuenta “go.ugr.es”), será suficiente dicha modalidad de identificación a través de la clave de acceso.

Sí. De conformidad con lo establecido en la Resolución de la Rectora de 4 de mayo de 2020, cuando la evaluación se desarrolle por videoconferencia, adicionalmente, el profesorado podrá requerir al estudiantado la exhibición del Documento Nacional de Identidad, aun cuando el acceso se haya realizado mediante claves concertadas.

No, la Universidad de Granada ha descartado el uso de herramientas de control biométrico en las pruebas de evaluación no presencial que puedan lesionar el derecho a la intimidad del interesado o suponer una intromisión domiciliaria. En particular, no se permite el uso de sistemas que, a partir de la webcam del ordenador, pueden desplegar mecanismos de reconocimiento facial, de reconocimiento de la voz, estudio del movimiento de los ojos, entre otros.

Tratándose de pruebas de evaluación orales no presenciales, la Universidad de Granada ha establecido que las evaluaciones por videoconferencia sean grabadas, con el fin de garantizar el derecho de revisión del estudiantado y cumplir con el deber de conservación de los materiales de la prueba conforme a lo previsto en el artículo 29 del Estatuto del Estudiante.

En todo caso, será necesario, antes de la realización de la prueba, que el profesorado informe al estudiantado sobre las condiciones de privacidad de acuerdo con lo que se recoge en en esta Guía.

La Universidad de Granada ha establecido que las pruebas de evaluación no presenciales de carácter escrito en modalidad síncrona puedan ser visualizadas online por el profesor, tanto para verificar la identidad como para garantizar los derechos de evaluación y prestar asistencia o apoyo al estudiantado que así lo precise, por ejemplo, con la finalidad de resolver dudas, notificación de incidencias que puedan surgir, requerimiento del DNI, etc. Durante el desarrollo de la prueba se puede visionar a los estudiantes a través de la cámara, pero no se considera necesario grabarlos, dado que los resultados de la prueba realizada por el estudiantado y entregados al profesorado constituyen la evidencia que permite garantizar el derecho a revisión y cumplir con el deber de conservación.

En todo caso, será necesario, antes de la realización de la prueba, que el profesorado informe al estudiantado sobre las condiciones de privacidad de acuerdo con lo que se recoge en en esta Guía.

El visionado remoto o la grabación de la prueba, en los casos que procedan, exige ciertas salvaguardas o garantías adicionales.

El profesorado debe informar al estudiantado, con carácter previo y antelación suficiente, de las condiciones que debe reunir el espacio destinado a la realización de la prueba de evaluación, a efectos de evitar la captación de imágenes relativas a su vida privada, y sobre la necesidad de asegurar la ausencia de terceras personas no autorizadas, recordando la exclusión de responsabilidad de la institución universitaria en relación con la afectación de la vida privada o familiar.

Asimismo, debe informar a las personas afectadas del carácter obligatorio, en su caso, de la captación o grabación de imágenes y de las consecuencias de su negativa. Resulta conveniente que se incluya esta información en el aviso de convocatoria que se remita por PRADO y al inicio de la sesión de evaluación.

A continuación, se muestra la información que debe trasladarse al estudiantado en el inicio de la prueba para cumplir con la normativa de protección de datos, según se trate de visualización remota o de grabación:

• Información al inicio de una prueba de evaluación no presencial que será objeto de visualización remota:

“Esta prueba de evaluación será objeto de escucha y visualización remota con la finalidad tanto de verificar la identidad del estudiante como para garantizar los derechos de evaluación y asistencia al estudiantado y su adecuado seguimiento por parte del profesor. La prueba no será grabada. El profesorado puede solicitar, si lo estima oportuno, la exhibición de un documento de identificación.

El interesado puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación ante la Secretaría General, mediante escrito en formato papel o a través de la sede electrónica (https://sede.ugr.es/sede/).

Queda prohibida la captación y/o grabación de la sesión por parte del estudiante, así como su reproducción o difusión, en todo o en parte, sea cual sea el medio o dispositivo utilizado. Cualquier actuación indebida comportará una vulneración de la normativa vigente, pudiendo derivarse las pertinentes responsabilidades legales, de lo que quedo debidamente informado.

Si no hay incidente comunicado con carácter previo, se procede a dar comienzo a la prueba”.

• Información al inicio de una prueba de evaluación oral que será objeto de grabación:

“Esta prueba de evaluación será grabada con el objeto de registrar en soporte digital su contenido y desarrollo por parte de los participantes, y se conservará, con posterioridad, para garantizar el derecho de revisión y reclamación que contempla la normativa de evaluación y de calificación de la Universidad de Granada.

El interesado puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación ante la Secretaría General, mediante escrito en formato papel o a través de la sede electrónica (https://sede.ugr.es/sede/).

Queda prohibida la captación y/o grabación de la sesión por parte del estudiante, así como su reproducción o difusión, en todo o en parte, sea cual sea el medio o dispositivo utilizado. Cualquier actuación indebida comportará una vulneración de la normativa vigente, pudiendo derivarse las pertinentes responsabilidades legales, de lo que quedo debidamente informado.

Si no hay incidente comunicado con carácter previo, se procede a dar comienzo a la prueba”

En un proceso de evaluación tanto estudiantado como profesorado son titulares de las facultades que integran el contenido esencial del derecho fundamental a la protección de datos, esto es: información o transparencia, acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y limitación del tratamiento (arts. 12 a 23 Reglamento General de Protección de Datos). Ahora bien, con carácter general, la base de legitimación para el tratamiento invocada en el marco de un proceso de evaluación no es el consentimiento. Por ello, sin desconocer que las personas interesadas siempre podrán invocar sus derechos, debe tenerse en cuenta que la oposición al tratamiento o la supresión de datos personales relacionados con aquellos extremos que configuren la prueba sujeta a evaluación usualmente resultará denegada prevaleciendo los deberes de la Universidad en un proceso de evaluación.

No obstante lo anterior, el estudiante podrá oponerse cuando concurra una causa debidamente justificada que deberá ser comunicada previamente.

El ejercicio del derecho de oposición al tratamiento exige que quien lo solicite alegue y justifique motivos relacionados con su situación particular, por lo que para que la solicitud sea aceptada se debe acreditar que las razones alegadas prevalecen sobre los deberes que incumben a la Universidad en un proceso de evaluación

La Universidad de Granada, en los términos previstos por la Resolución de la Rectora de 4 de mayo de 2020, considerará de modo particular situaciones en las que la exposición a la cámara pueda suponer un acceso a datos referidos a la salud u otros especialmente protegidos. En tales supuestos, el estudiantado deberá comunicarlo con antelación suficiente al profesorado, quien decidirá si adopta otra herramienta de evaluación no presencial.

En los restantes casos, la solicitud se resolverá por la Secretaría General, órgano competente para atender las solicitudes de ejercicio de derechos en materia de protección de datos personales, según el procedimiento establecido al efecto. La información sobre el ejercicio de este derecho de oposición, así como un modelo de solicitud al efecto, se encuentra disponible en la web de Secretaría General y en la sede electrónica de la Universidad de Granada.

No olvide incluir documentación justificativa si fuera necesaria.

El docente deberá recabar en ambos casos las evidencias de la negativa o las incidencias producidas durante el desarrollo de la prueba de evaluación no presencial que puedan afectar al correcto ejercicio de la función evaluadora, con plenas garantías de equidad y justicia para el estudiantado, y actuará siguiendo el procedimiento previsto en la Normativa de evaluación y calificación de los estudiantes de la Universidad de Granada, dando traslado a la autoridad académica a fin de que se adopten las decisiones académico-administrativas a que hubiere lugar.

Sí, ya que la visualización online en estos casos permite verificar la identidad del estudiante, estando el acceso a los datos personales de imagen y voz dirigido a garantizar el desarrollo de la prueba en condiciones de igualdad, sin perjuicio de servir igualmente para la prestación de asistencia o apoyo al estudiante que así lo precise.

En cualquier caso, el profesor deberá informar con carácter previo al inicio de la prueba sobre las condiciones de privacidad de realización de la prueba, sin perjuicio de incorporar la correspondiente cláusula informativa en la pantalla de acceso al examen.

Sí, ya que el visionado o, en su caso, grabación, solo se limitará a la captación del espacio estrictamente necesario de forma que no interfiera en su ámbito exclusivamente doméstico.

Particularmente, no está permitido obligar al uso del terminal móvil como instrumento adicional de videovigilancia. Es decir, como una segunda cámara que ofrezca una visión periférica o desde cualquier otro ángulo ordenada, no al visionado remoto, sino claramente a la videovigilancia. No obstante, cuando la realización del examen sea visionada remotamente de modo legítimo por el profesor, si bien lo razonable sería utilizar el ordenador, el estudiante puede decidir qué terminal utiliza para el mismo, incluido su teléfono móvil, siempre que se realice mediante los programas o aplicativos previstos por la Universidad de Granada.

El acto de evaluación no presencial es de carácter personalísimo, sin perjuicio de que pueda realizarse en el caso de que así se haya previsto por el profesorado con más estudiantes, de forma que no se permite la distribución de enlaces para que accedan terceros ajenos a la asignatura.

Está prohibida la captación y/o grabación de las pruebas de evaluación, así como su reproducción, descarga o difusión, en todo o en parte, sea cual sea el medio o dispositivo utilizado. Su difusión, y particularmente su compartición en redes sociales, atenta contra el derecho fundamental a la protección de datos y el derecho a la propia imagen. Tales usos se consideran prohibidos y podrían generar responsabilidad disciplinaria, administrativa y civil a la persona infractora.

No será necesario contar con el consentimiento del estudiantado para la publicación de los resultados de las pruebas relacionadas con la evaluación de sus conocimientos y competencias en virtud de lo dispuesto por el párrafo tercero de la Disposición adicional 21ª de la Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades.

Conviene, no obstante, saber que la comunicación a terceros de las calificaciones constituye un tratamiento de datos personales y, como tal, debe realizarse respetando determinados principios recogidos en el artículo 5 Reglamento General de Protección de Datos, en particular, los relativos a la limitación de la finalidad, minimización, exactitud, limitación del plazo de conservación e integridad.

La publicación de las calificaciones en un proceso de evaluación online sigue las mismas reglas que su publicación durante un proceso de evaluación presencial: deberán ser publicadas en los espacios virtuales habilitados a tal fin y a los que sólo pueda acceder el estudiantado implicado en el proceso de evaluación, nunca en espacios abiertos a los buscadores, como páginas web, redes sociales o aplicaciones de mensajería instantánea.

Las calificaciones se publicarán con los datos mínimos necesarios para que el estudiantado pueda identificarse (art. 5.1.c Reglamento General de Protección de Datos); principalmente con el nombre y apellidos y la calificación obtenida.

En ningún caso, debe publicarse el nombre y apellidos de manera conjunta con el número completo del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente (disposición adicional 7ª de la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales).

Sólo en caso de que en un mismo grupo haya coincidencia de estudiantes con iguales nombres y apellidos, deberán añadirse 4 cifras del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero o pasaporte que, siguiendo las Orientaciones de la Agencia Española de Protección de Datos al respecto, se ajustarán al siguiente modelo:

Se deben enmascarar las posiciones y evitar hacer público en NIE y Pasaporte los caracteres alfabéticos de la primera y de las tres primeras posiciones, respectivamente. Con este criterio, se busca evitar que la adopción de fórmulas distintas pueda dar lugar a la publicación de cifras numéricas en posiciones distintas en cada caso, posibilitando la recomposición íntegra de número identificativo.

En el proceso de cumplimentación del acta en la aplicación disponible en el Acceso Identificado, se cuenta con una opción (“Publicación en Tablón de Anuncios”), a la que se puede acceder en el MENÚ principal mediante la opción VER, que permite enmascarar el DNI.

Sí, resultará conveniente informar al estudiantado de la finalidad de la publicación y de la prohibición expresa de hacer uso para otros fines, en particular respecto de las calificaciones de otras personas. A tal efecto, puede insertarse una cláusula informativa sobre la naturaleza del documento, su finalidad y uso con el siguiente contenido:

“Esta publicación constituye un tratamiento de datos personales y tiene por finalidad informar sobre el proceso de evaluación. Su uso para otros fines y, en particular su reproducción, en todo o en parte, difusión o comunicación sin consentimiento de las personas afectadas, infringe la normativa de protección de datos y generará responsabilidades jurídicas”.

Las publicaciones de las calificaciones, provisionales o definitivas, únicamente permanecerán accesibles durante el periodo necesario para garantizar su conocimiento por los interesados y hasta el cumplimiento de los plazos para presentar reclamaciones previstos en la Normativa de evaluación y de calificación de los estudiantes de la Universidad de Granada.

Al igual que el resto de materiales y documentación de las pruebas de evaluación, las grabaciones de pruebas orales de evaluación no presenciales se conservarán hasta la finalización del siguiente curso académico conforme a lo establecido en la Normativa de evaluación y de calificación de los estudiantes de la Universidad de Granada. Este plazo podrá ampliarse si existiese reclamación en vía administrativa o judicial.

Las grabaciones de pruebas de evaluación orales podrán reproducirse, sin distribución o enlace de descarga, única y exclusivamente para que el estudiante interesado pueda ejercitar su derecho de revisión.

La utilización de grabaciones sólo será posible cuando se limite única y exclusivamente a la intervención del docente. Si la grabación incorpora datos, imagen o voz del estudiantado se precisará el previo consentimiento de las personas interesadas para el tratamiento de los datos en cursos académicos posteriores.