Se pondrá en marcha el próximo 16 de julio para agilizar la recepción y tratamiento de las facturas en la Universidad de Granada
El próximo 16 de julio en la Universidad de Granada se pondrá en marcha un sistema informático denominado “Registro Contable de Facturas”, en formato electrónico, que pretende ser un instrumento clave para impulsar la administración electrónica en esta institución y agilizar la recepción y tratamiento de las facturas, lo que supondrá sin duda una mejora en los procedimientos contables de esta Universidad, a través del control contable riguroso de las facturas recibidas en la misma, a efectos de lograr una mayor confianza en las cuentas públicas y de conseguir una mayor transparencia y mejor control en el pago de las facturas que los proveedores registrados de la UGR pudiesen haber emitido como consecuencia de la realización de una obra, la entrega de un suministro o la prestación de un servicio.
Este sistema permitirá recibir dichas facturas, como norma general, en formato digital o electrónico, a través de los portales web habilitados al efecto: FACe, de uso obligatorio para facturas iguales o superiores a 5.000€ y el portal de facturas de la Universidad de Granada (PORFA) (https://factura.ugr.es/FacturaE) para facturas menores de 5.000€, y sociedades o actividades no obligadas a usar FACe, según lo establecido en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector púbico. En ambos casos, será necesario disponer de firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido (como el de la FNMT), bien de persona física, de representante o el DNIe.
Excepcionalmente, la entrada de facturas en formato papel que presenten los proveedores, solamente se podrá realizar a través del Registro General de esta Universidad (sito en el edificio del Rectorado, Hospital Real) y en los Registros Administrativos de los Campus de Ceuta y Melilla, por el proveedor o personal autorizado, las cuales se convertirán en copia electrónica auténtica, junto a la documentación que se aporte, e incorporadas al sistema informático que ahora se activa.
Conforme al artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, todas las facturas emitidas por los proveedores deberán ser presentadas ante un registro administrativo, en el plazo de treinta días naturales desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías, la prestación del servicio o de la realización de la obra, que en el caso del uso del portal FACe o el portal de facturas UGR se realizará de forma automática.
Tanto para la presentación de facturas en formato electrónico como para las que excepcionalmente se presenten en formato papel, se deberán tener en cuenta la Resolución de 4 de marzo de 2016, de la Universidad de Granada, y las que se dicten posteriormente, referentes a la declaración de inhábil de determinados períodos, a efectos de cómputo de plazos para resolver los procedimientos de gestión propia de la Universidad.
Para su admisión y anotación en el Registro Contable de Facturas, y sin perjuicio de su adecuación a lo dispuesto en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, las facturas obligatoriamente deberán contener los siguientes datos para proceder a su tramitación y conformidad en la Universidad de Granada:
- Órgano Gestor: U00800001 Universidad de Granada.
- Oficina Contable: GE0002980 Servicio de Contabilidad.
- Unidad Tramitadora: GE0002980 Servicio de Contabilidad.
- Unidad Proponente: Centro de Gastos (10 dígitos) proporcionado por la Unidad que ha solicitado el suministro, la prestación del servicio o la realización de la obra.
Las facturas anotadas en el registro contable de facturas serán distribuidas o puestas a disposición de los correspondientes centros de gasto (Centros, Departamentos, Institutos de Investigación, Unidades o Servicios), de forma electrónica, de acuerdo con la identificación que de los mismos figure en la propia factura, a efectos de, si procede, dar la preceptiva conformidad a las mismas de acuerdo con la realización de la obra, la entrega del bien o la prestación de servicio correspondiente. Hasta tanto no conste dicha conformidad, no se entenderá que las facturas presentadas cuenten con su aceptación por parte de la Universidad.
El trámite preliminar de aceptación o rechazo de cada factura se anotará en el registro contable de facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido, así como, en caso de aprobación de la conformidad y reconocimiento de la obligación, de la fecha de contabilización de la obligación reconocida correspondiente.
Es precisamente esta anotación continua en el registro contable de facturas, de los distintos estados por los que vaya pasando la factura, desde su recepción y registro, pasando por su aceptación o rechazo (devolución), su anulación (si fuera el caso, a instancia del presentador de la factura), y su conformidad y posterior contabilización de la obligación reconocida junto a su pago, lo que permitirá que el registro contable de facturas se convierta en un instrumento clave para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago de esta institución pública, a la vez que sea un medio eficaz de información a proveedores.
Toda esta información será expuesta, de forma más ampliada, en unas Jornadas Informativas que se celebrarán el próximo 4 de julio, de 10:00 a 11:00 horas, en el Aula Magna de la Facultad de Ciencias, sito en el Campus de Fuentenueva.