Instrucción de 8 de abril de 2022, de la Secretaria General de la Universidad de Granada, por la que se disponen medidas a tener en cuenta con relación a la grabación y difusión de imagen en actos universitarios.
A los efectos de facilitar el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos en general y en lo relativo a la grabación y difusión de actos y eventos universitarios en particular, se disponen las siguientes medidas organizativas:
Primera. Información que se debe facilitar a las personas asistentes a los actos universitarios sobre grabación y posterior difusión de las imágenes en la página web de la UGR.
a) Cuando el acto se desarrolle en salas y espacios universitarios específicamente reservados para tales finalidades, tales como salones de actos, salas de grados, salas de reuniones etc.
En la entrada de la sala se deberá mantener permanentemente expuestos los carteles institucionales informativos: “INFORMACIÓN SOBRE GRABACIÓN Y DIVULGACIÓN EN PÁGINA DE LA UGR DE IMÁGENES EN ACTOS PÚBLICOS ORGANIZADOS POR LA UNIVERSIDAD DE GRANADA”.
b) Cuando el acto que se va a grabar se desarrolle en otros espacios de la UGR. Se deberá leer el siguiente texto antes del inicio del acto: (Anexo I).
“Se informa a los asistentes que el acto va a ser grabado y posteriormente podrá ser difundido en todo o en parte a través de su página web dichos actos con la finalidad de divulgar, en el seno de la propia universidad y en la sociedad en general, la actividad desarrollada. La legitimación de la UGR para el citado tratamiento de datos personales es el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del mismo. Art. 6.1.e) del Reglamento General de Protección de Datos. Las personas interesadas podrán ejercer sus derechos de acceso, oposición, rectificación, supresión o limitación del tratamiento de sus datos, tal y como se explica en la información adicional que está a su disposición en la página web de Secretaría General de la UGR, en el apartado de protección de datos. “
Segunda. Casos en los que debe recabarse el consentimiento expreso de la persona interesada.
a) Personas menores de 14 años: Se necesitará recabar el consentimiento del padre/madre/tutor/tutora de la persona menor de 14 años. (Anexo II)
b) Personas con discapacidad: En este caso, se necesitará recabar el consentimiento de la persona interesada y/o, en su caso, de la persona a quien corresponda su apoyo para el ejercicio de su capacidad. (Anexo II) En estos casos, cuando a pesar de haberse realizado los esfuerzos razonables no se hubiera recabado el consentimiento expreso de quien corresponda, la persona interesada o, en su caso, aquella a quien corresponda su representación o apoyo, podrá hacer valer sus derechos ante la Universidad de Granada, como responsable del tratamiento, a través del procedimiento establecido al efecto.
Los organizadores deberán conservar los consentimientos prestados, en aquellos casos en que sean necesarios, mientras que se conserve la grabación.
Tercera. A nivel organizativo, se sugiere a las unidades responsables de gestionar la reserva de los espacios universitarios dedicados a estas finalidades que, en el momento de fijar la reserva, faciliten a los organizadores del acto los anexos correspondientes para que puedan cumplir con la normativa de protección de datos.
Cuarta. En los casos en que sea posible técnicamente, y la naturaleza del acto lo aconseje, se recomienda el establecimiento de una zona reservada fuera del campo de grabación para las personas que no deseen ser grabadas, que será debidamente señalizada. Asimismo, como buena práctica, se recomienda tomar las imágenes del público desde atrás, en la medida de lo posible.
Quinta. El Delegado de Protección de Datos de la Universidad de Granada y la Oficina de Protección de Datos tendrán el cometido de atender cualquier duda que, al respecto, pueda formularse, con antelación a la celebración del acto en cuestión.
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